Рахунок-фактура в Україні: все про документ

Що таке рахунок-фактура?

Рахунок-фактура, або інвойс, — це первинний документ, який використовується в господарській діяльності для підтвердження наміру продавця поставити товар або надати послуги, а також для інформування покупця про зобов’язання здійснити оплату. В Україні цей документ не є обов’язковим, проте широко використовується як частина ділової практики. Юридичне зобов'язання рахунка-фактури виникає безпосередньо з укладеного договору між сторонами.

Правовий статус рахунка-фактури

В Україні рахунок-фактура не є строго регламентованим документом згідно із законодавством, але часто виступає підтвердженням домовленості між сторонами. Він використовується як підстава для здійснення платежу, обліку господарських операцій, а також як доказ при виникненні спорів.

Для юридичних осіб та підприємців рахунок-фактура полегшує ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності.

Основні функції рахунка-фактури:

1. Фінансова функція
   Документ використовується для узгодження умов оплати між покупцем і продавцем.
2. Інформаційна функція
   У рахунку-фактурі вказуються деталі угоди, такі як перелік товарів чи послуг, їх кількість, ціна та умови поставки.
3. Юридична функція
   Хоча рахунок-фактура самостійно не є юридично зобов’язуючим документом, він може бути додатком до договору або підтвердженням усної домовленості.

Обов’язкові реквізити рахунка-фактури

Законодавство України не встановлює чіткої форми рахунка-фактури, але він повинен містити основну інформацію, щоб бути прийнятним для бухгалтерії та податкової звітності. Основні реквізити:

1. Назва документа — "Рахунок-фактура".
2. Номер і дата складання — номер має бути послідовним, а дата відповідає моменту його створення.
3. Реквізити продавця: 

• Повне найменування компанії або ФОП.
• Код ЄДРПОУ або ІПН.
• Юридична адреса.
• Банківські реквізити.

       4. Реквізити покупця:

• Назва підприємства, організації або ПІБ фізичної особи.
• Ідентифікаційні дані.

       5. Перелік товарів чи послуг:

• Найменування товару/послуг.
• Кількість одиниць товару або обсяг виконаних робіт.
• Одиниця виміру.
• Ціна за одиницю.
• Загальна вартість.
• Валюта розрахунку, що є особливо важливим для операцій, які відбуваються у міжнародному контексті.

       6. ПДВ (за наявності) — вказується окремо в структурі документа.

       7. Загальна сума до оплати — з урахуванням податків.

       8. Підписи та посади осіб, відповідальних за його оформлення - але це не є обов'язковим.

Окрім основних реквізитів, у рахунку-фактурі можуть бути зазначені додаткові дані:

1. Реквізити пов'язаного договору, наприклад, договору купівлі-продажу, постачання, надання послуг чи підряду.
2. Дані про відвантажувальні документи, такі як товаро-транспортна накладна або акт прийому-передачі.
3. Відомості про місце розвантаження товару чи виконання послуг.
4. Причини для надання знижок, якщо вони передбачені.
5. Інші деталі, які постачальник вважає важливими для конкретної угоди.

Варто зазначити, що рахунок-фактура може бути складений як до проведення господарської операції, так і після її завершення, наприклад, після постачання товарів, виконання робіт або надання послуг.

Коли використовується рахунок-фактура?

1. Попередній рахунок для оплати
   Найчастіше використовується для оформлення попередньої оплати за товари чи послуги. Після оплати складається видаткова накладна чи акт виконаних робіт.
2. Як частина договору
   У багатьох випадках рахунок-фактура додається до договору і є невід'ємною частиною угоди.
3. У міжнародній торгівлі
   У зовнішньоекономічній діяльності інвойс використовується як основний документ для митного оформлення вантажів.

Вимоги до оформлення

Рахунок-фактура може бути створений у будь-якому зручному форматі: на папері чи в електронному вигляді. Проте важливо дотримуватися загальноприйнятих правил:

• Чіткість і зрозумілість даних: уникнення помилок у найменуванні товарів, реквізитах сторін.
• Дотримання структури документа: чітке розташування реквізитів для легкого сприйняття.
• Електронний підпис: якщо документ передається електронною поштою, бажано використовувати електронний цифровий підпис (ЕЦП).

Особливості електронного рахунка-фактури

Сучасний бізнес дедалі більше переходить на цифрові технології. Електронні рахунки-фактури (е-інвойси) в Україні регулюються законом "Про електронні документи та електронний документообіг". Їх переваги:

• Швидкість передачі даних.
• Мінімізація витрат на друк та зберігання паперових документів.
• Підвищення точності за рахунок автоматизації.

Переваги використання рахунка-фактури

1. Прозорість угод
   Завдяки деталізації інформації рахунок-фактура дозволяє уникнути непорозумінь між сторонами.
2. Полегшення бухгалтерського обліку
   Документ полегшує відстеження розрахунків із контрагентами.
3. Підвищення репутації
   Офіційно оформлений рахунок-фактура свідчить про професійний підхід до ведення бізнесу.

Рахунок-фактура в BitFaktura

BitFaktura — це сучасна онлайн-система для управління рахунками-фактурами, яка спрощує фінансові та бухгалтерські процеси для підприємців. Вона орієнтована на малий та середній бізнес, пропонуючи простий інтерфейс і потужний функціонал для створення, обліку та управління документами. Платформа підтримує українську, польську та інші мови, що робить її універсальним інструментом для локальних і міжнародних компаній. Однією з основних функцій системи є складання рахунків-фактур, які відповідають чинним стандартам.

Завдяки шаблонам у BitFaktura можна створити рахунок-фактуру за кілька хвилин. Відео з інструкцією як створити рахунок-фактуру в BitFaktura знайдете тут.

Система автоматично заповнює реквізити покупців і продавців, якщо дані були раніше збережені. Система підтримує різні ставки податку на додану вартість (ПДВ) і автоматично розраховує суми для кожної позиції. Рахунки-фактури можна підписувати цифровим підписом, що робить їх юридично дійсними в електронному форматі. Створені рахунки можна відправляти клієнтам електронною поштою безпосередньо з системи, що заощаджує час.

Висновок

Рахунок-фактура в Україні — це універсальний документ, який допомагає у врегулюванні фінансових відносин між сторонами. Незважаючи на те, що він не є строго обов’язковим, його використання значно полегшує ведення бізнесу, бухгалтерський облік та правову взаємодію. Успіх у господарській діяльності залежить від правильного та грамотного складання цього документа.