Хочете бачити реальні залишки, маржу по кожній позиції та проходити перевірки без стресу? У BitFaktura це робиться прямо в модулі «Управління складом» — без зайвих таблиць і дублювання.
Що таке товарний облік і чим він корисний
Товарний облік — це контроль: що та коли закупили, що продали, скільки залишилося й за якою ціною. Для ФОП це означає прозору маржу по товарах і документах; керовані запаси (без дефіцитів і «мертвих» залишків); коректні ціни з урахуванням закупівельної ціни й витрат; менше ризиків при перевірках — дані структуровані і підтверджені документами. Це як щоденник, де фіксується рух кожного товару.
Товарний облік необхідний для того, щоб підприємець завжди знав, які товари є на складі та яких бракує. Він допомагає уникати фінансових втрат, що можуть виникнути через крадіжки, псування або помилки в обліку. Завдяки правильному веденню обліку можна уникнути проблем із податковими органами та точно оцінити прибутковість підприємницької діяльності.
Кому обов’язково, а кому — бажано
- Загальна система — повний товарний облік обов’язковий.
- ЄП 1–2 група — формально необов’язково, але корисно для контролю.
- ЄП 3 без ПДВ — облік залишків не вимагається, рекомендується для розуміння фінрезультату.
- ЄП 3 з ПДВ — товарний облік обов’язковий.
Перевіряйте актуальні вимоги зі своїм бухгалтером.
Товарний облік для ФОП у BitFaktura: «Управління складом» без хаосу
BitFaktura надає повний інструментарій для товарного обліку: картки продуктів, внутрішні складські документи, бронювання, інвентаризацію, звіти по складах і продуктах та маржу. Нижче — як усе це працює разом, щоб ви бачили реальні залишки, прибутковість і мали порядок у документах.
Модуль «Управління складом» у BitFaktura: що вміє
1. Картки продуктів: назва, одиниця, податок, закупівельна ціна, ціна продажу — база для коректної маржі.
2. Складські документи:
ПМ (приймання), ВН (видаток/продаж), ВНХ (внутрішнє надходження), ВВ (внутрішні витрати/списання), ВП (переміщення між складами), Повернення, Бронювання, Інвентаризація.
3. Звіти:
за продуктами — продаж, купівля, маржа;
за складами — інвентаризація витрат (оцінка запасів за чистими закупівельними цінами), зіставлення кількості/вартості за період, маржа на основі складських документів.
4. Маржа рахується автоматично з різниці між закупівельною та продажною ціною, з урахуванням рухів за документами.
5. Практичні плюси: реальні залишки, блокування видатку без наявності, менше ручних помилок, відмова від дублювання в Excel, швидкий старт (створити склади → імпортувати продукти → оприбуткувати стартові залишки).
Маржа: як формується і як читати
- Розраховується на базі закупівельної та продажної цін, за даними складських документів (насамперед ВН, а також коригуючих документів).
- На маржу впливають повернення, списання, внутрішні витрати — вони змінюють вартісну базу та доступний товар.
- Щоб маржа була «чесною», включайте у закупівельну ціну, логістику/комісії (або опишіть окрему політику віднесення витрат із бухгалтером).
Міні-приклад
ПМ: 10 шт × 200 грн = 2000 грн → ВН: 7 шт × 350 грн = 2450 грн виручки → COGS (собівартість реалізованих товарів): 7 × 200 = 1400 грн → валова маржа = 1050 грн.
Швидкий запуск за 45–60 хвилин
1. Створіть склади (напр. «Основний», «Магазин», «Онлайн»).
2. Створіть/імпортуйте продукти: назва, одиниця, податок, закупівельна ціна, ціна продажу.
3. Оприбуткуйте стартові залишки документом ПМ (по кожному складу).
4. Ведіть рух: закупівля — ПМ, продаж — ВН, переміщення — ВП, виробництво — ВВ/ВНХ, списання/нестачі — ВВ.
5. Запустіть звітність: перевірте Маржу та ключові «Зіставлення…» по складах за поточний місяць.
6. Закріпіть ритуал: щомісячна інвентаризація і перевірка маржі у звітах.
Типові помилки та як їх уникати
- Незаповнена закупівельна ціна → спотворена маржа. Рішення: заповнювати при кожному ПМ.
- ВН без товару на складі → неможливо. Рішення: контролюйте наявність, за потреби — бронювання.
- Змішані назви одного товару → «сміття» у звітах. Рішення: уніфікуйте найменування, ведіть словник.
- Виробничі списання «повз систему» → невірні залишки. Рішення: оформляйте ВВ / ВНХ.
- Відсутність інвентаризацій → накопичення розбіжностей. Рішення: планова інвентаризація (раз/міс).
Підсумок
Для того, щоб товарний облік приносив користь, а не лише забирав час, важливо організувати його грамотно. Виберіть той метод ведення обліку, який для вас найбільш зручний — це може бути проста таблиця, хмарна програма або повноцінна бухгалтерська система. Щонайменше раз на місяць регулярно перевіряйте залишки товарів, щоб знати реальну ситуацію на складі. Кожну покупку і списання варто фіксувати відразу, бо від точності записів залежить ваша фінансова звітність. Автоматизація процесів значно знижує ризики помилок, тому рекомендується використовувати програми, які спрощують облік. І завжди зберігайте підтверджуючі документи на кожну операцію, адже це ваша страховка у разі перевірки або суперечки.